Jak vyúčtovat

Pomoc při vyplnění formuláře „Závěrečná zpráva“ pro projekty skupinových iniciativ

Jaké doklady je potřeba dodat při vyúčtování projektu?

• řádně vyplněný FORMULÁŘ „Závěrečná zpráva“ (platný od R1/2011), pro projekty schválené v předchozích uzávěrkách viz sekce Dokumenty
• rozpis všech nákladů – uvedeno v tabulkách formuláře část V. Finanční zpráva,
• pouze pro nadnárodní projekty: KOPIE všech cestovních dokladů (jízdenek, letenek…),
• využil-li žadatel úvodní přípravné návštěvy, přiloží také kopie cestovních dokladů pro tuto cestu.

Včasné dodání:

• správné vyplnění závěrečné zprávy a odevzdání NEJPOZDĚJI do 2 měsíců po ukončení projektu do ČNA.

Další  podmínky:

• vyplnit závěrečnou zprávu na aktuálním formuláři
• 1 originál, elektronická verze

Část I.  Identifikace a shrnutí projektu

Číslo projektu

• Uveďte prosím do této kolonky číslo projektu, které je uvedeno ve smlouvě (číslo, pod kterým je evidován váš projekt v ČNA – uvedení čísla usnadňuje pracovníkům ČNA lepší orientaci při hledání daného projektu!).

Doba trvání projektu

• Vyplňte prosím podle reality, kdy váš projekt začal a kdy skončil.

POZOR!!!

• Pokud nastanou v průběhu projektu jakékoliv změny týkající se doby trvání projektu, je skupina povinna neprodleně písemně oznámit ČNA tyto změny a požádat ČNA o souhlas.
• Pokud dojde k jakýmkoliv změnám v projektu oproti plánovanému průběhu uvedenému v žádosti o grant, je potřeba tyto změny uvést do závěrečné zprávy a patřičně je vysvětlit.

Podpis oprávněné osoby

• V této kolonce uveďte prosím celý název vaší organizace a vyplňte jméno oprávněné osoby (osoby, která podepisovala smlouvu). Nezapomeňte na originální podpis oprávněné osoby!

Typ aktivity

• Zde uveďte, o jaký typ projektu se jedná, zda jde o národní nebo nadnárodní iniciativu mládeže.

Hlavní témata aktivit/cílové skupiny

• Vyberte z nabízených možností max. 2 oblasti/ cílové skupiny, kterých se projekt týká.

Shrnutí náplně projektu

• Jediná část projektu, kterou vyplníte v Aj, Nj, nebo Fj. Důvodem je požadavek Evropské komise zanést všechny projekty do centrální databáze YOUTHLINK.
• Pokud dojde k jakýmkoliv změnám v projektu oproti plánovanému průběhu uvedenému v žádosti o grant, uveďte zde tyto změny a patřičně je vysvětlete.

Část II. Příjemce grantu

Část A:

Detaily o příjemci grantu

• Upozorňujeme na nutnost uvést region  a platná telefonní čísla (včetně mobilních), aby ČNA mohla ověřit případné nejasnosti v závěrečné zprávě.

Osoba pro kontakt v případě otázek k této zprávě 

• Osoba zodpovědná za přípravu, realizaci a vyhodnocení projektu a také za komunikaci s ČNA. Při vyřizování smluv, grantů a závěrečných zpráv bude ČNA kontaktovat vždy vedoucího projektu, který je zodpovědný za realizaci náležitostí spojených s projektem včetně ekonomických.

Skupina organizátorů projektu za příjemce

• Skupina minimálně 4 osob, které projekt připravovaly a organizovaly.

Část V. Finanční zpráva   

• Původní výši grantu uvedenou v žádosti o grant i reálné vyúčtování vyplňte v euro.
• Při přepočtu euro na Kč (a naopak) užívejte po celou dobu průběhu projektu JEDNOTNÝ kurz stanovený ČNA. Tento kurz platný pro váš projekt je uveden ve smlouvě.  Pozor – tento kurz je pouze kurzem evidenčním. Pro účetnictví je nutno používat kurz ČNB k okamžiku vzniku účetního případu. Tím může být denní nebo zafixovaný kurz ČNB (stanovený vnitřním předpisem žadatele na určité delší období – týden, měsíc, rok. Předpis musí mít v rámci organizace všeobecnou platnost, nesmí se týkat výhradně jedné smlouvy).
• Pokud máte účtenky v jiné měně než  euro nebo Kč, je nutné tuto částku přepočíst nejprve na české koruny, a to POUZE ranním kurzem platným v den uzávěrky podání žádosti o grant (1.2., 1.4., 1.6., 1.9., 1.11.).

V tabulce jsou uvedeny jednotlivé položky (stejné jako v žádosti o grant).

Tyto položky je potřeba vyplnit v závislosti na 2 sloupcích:

• Do sloupce „Celková částka schválená ve vaší smlouvě“ vyplňte jednotlivé částky, o které jste žádali v žádosti o grant (opište částky uvedené v žádosti).
• Do sloupce „Konečná částka“ vyplňte jednotlivé částky podle reálných nákladů (Kolik co opravdu stálo?).

Reálné náklady na projekt mohou být nižší než náklady uvedené v žádosti o grant. Každopádně by neměly být vyšší než náklady uvedené v žádosti. Pokud se tak stane, organizace sama hradí rozdíl reálné částky a částky uvedené v žádosti o grant, nikoliv z grantu Programu Mládež!

Přesun mezi jednotlivými položkami rozpočtu je možný pouze na základě včasné, zdůvodněné a agenturou schválené žádosti o změnu rozpočtu.

Celková částka od programu Mládež: 

• Ve sloupci „Celková částka schválená ve vaší smlouvě“ uveďte SOUČET všech položek (paušální položky je nutné vynásobit počtem měsíců) uvedených v žádosti o grant.
• Ve sloupci „Konečná částka“ uveďte SOUČET všech reálných položek.

Spolufinancování

• Vyplňte, jak byl projekt spolufinancován z jiných zdrojů, popřípadě popište nefinanční podporu projektu z jiných zdrojů.

Platby

• Záloha již obdržená z programu Mládež – uveďte, kolik jste dostali zálohu na váš projekt od programu Mládež.
• Očekávaný rozdíl požadovaný NEBO k navrácení programu Mládež – doplňte vámi požadovanou částku – doplatek, který má ČNA zaslat vaší organizaci. Výši doplatku získáte následovně: doplatek = reálná cena grantu – záloha (70% grantu).

Na konci stránky nesmí chybět originální podpis oprávněné osoby!!!

Část „Výpočet konečného požadavku grantu“:

V této kolonce vyplňte podrobný popis nákladů na projekt hrazených z programu Mládež v akci.

NEZAPOMEŇTE PROSÍM NA PODPISOVÝ ARCH ORGANIZÁTORŮ PROJEKTU (Skupina minimálně 4 mladých lidí, kteří projekt plánovali, uskutečnili/organizovali).