Úvod > Evropská dobrovolná služba > Často kladené dotazy

Často kladené dotazy

Dobrovolník se rozhodl předčasně opustit projekt, ale my už jsme zaplatili ubytování, nebo jazykový kurz až do konce projektu.

Pokud se dobrovolník ve vaší organizaci rozhodl předčasně opustit projekt a vaše organizace již zaplatila např. ubytování, nebo jazykový kurz na několik měsíců dopředu, takže by náklady na projekt výrazně překročily skutečně uznatelné náklady, můžete Národní agenturu písemně požádat o uznání těchto nákladů a to až do výše dvou měsíčních částek na aktivity spojené s přijetím dobrovolníka nad rámec reálného trvání aktivit.

Jaké je věkové omezení pro dobrovolníky EDS?

Dobrovolníkem EDS (Evropské dobrovolné služby) se může stát každý mladý člověk ve věku 18–30 let, který má trvalé bydliště, nebo povolení k dlouhodobému pobytu v ČR. V případě mladých lidí s omezenými příležitostmi je možné jet na EDS již od věku 16 let.

Jaká jsou témata projektů?

Témata projektů jsou různá, někteří dobrovolníci pracují v organizacích pracujících s mládeží(volnočasové kluby, školky, nízkoprahy), jiní se věnují například ochraně životního prostředí, přípravě časopisů, rozvojové pomoci, nebo přípravě divadelních představení.

Jak dlouho může EDS trvat?

EDS můžete vykonávat po dobu 2 - 12 měsíců. Krátkodobá EDS pro mladé lidi s omezenými příležitostmi může trvat 2 týdna  – 2 měsíce. Skupinová EDS pro více jak 10 dobrovolníků může trvat 2 týdny – 12 měsíců.

Ve kterých zemích mohu EDS vykonávat?

Ve všech zemích Evropské unie a Evropského sdružení volného obchodu (Island, Lichtenštejnsko, Norsko),v Turecku, v zemích bývalého sovětského svazu, např. v Rusku, na Ukrajině, na Kavkaze, v zemích bývalé Jugoslávie atd.

Musím umět jazyk hostitelské země? Musím mluvit perfektně anglicky?

Znalost jazyka hostitelské země ani znalost angličtiny na vysoké úrovni by neměla být od dobrovolníka vyžadována. Zcela stačí, pokud jste schopni se na základní úrovni domluvit anglicky(pokud nemluvíte anglicky vůbec, můžete zkusit EDS v nějaké jazykově příbuzné zemi jako je Slovensko, nebo Polsko). Během pobytu na EDS byste se měli naučit základům jazyka hostitelské země a zcela jistě si zlepšíte i angličtinu.

Co vše mám jako dobrovolník hrazeno?

Z grantu, který poskytneme na vaší EDS, vám bude hrazeno 90% cestovného na místo projektu a zpět, ubytování, strava, kapesné, a jazykový kurz. Po celou dobu EDS budete mít hrazeno zdravotní pojištení u pojišťovny AXA, které zajišťuje Evropská komise.

Jak je to s placením zdravotního pojištění?

Po dobu EDS jsou všichni dobrovolníci zdravotně pojištěni u pojišťovny AXA, které kryje všechny nezbytné výdaje vzniklé v souvislosti s lékařským ošetřením. Běžné zdravotní pojištění vám z grantu hrazeno nebude, ale pokud jedete na EDS na dobu delší než půl roku, můžete se od něj odhlásit. V opačném případě si musíte pojištění hradit z jiných zdrojů.

Jak je to s placením sociálního pojištění?

Sociální pojištění vám z grantu hrazeno nebude. Toto pojištění není povinné, takže ho nemusíte platit. Pokud byste chtěl/a nadále zůstat pojištěný, je nutné hradit si pojištění z vlastních zdrojů.

Jak se mohu do EDS zapojit jako dobrovolník?

Viz. sekce Chci být dobrovolník

Jak se můžeme do EDS zapojit jako organizace?

Viz. dokument Jak se stát Hostitelskou organizací (pdf)
Viz. dokument Jak se stát Vysílající organizací (pdf)

Je možný přechod dobrovolníka do jiné hostitelské organizace?

Od letošního roku je přesun dobrovolníka možný pouze za předpokladu, že se původní a nová hostitelské organizace dohodnou na přesunu poměrné části grantu na dobrovolníkův pobyt do nové hostitelské organizace, přičemž za vyúčtování grantu a dodání Závěrečné zprávy zůstává zodpovědnou původní hostitelská organizace. Viz. také sekce Novinky a změny v EDS

Je pojištěni AXA dostatečné pro udělení dlouhodobého víza pro dobrovolníka?

V současnosti bohužel není. Od 1.1.2010 musí cizinec žádající o udělení víza k pobytu nad 90 dnů předložit doklad o cestovním zdravotním pojištění.Tento doklad musí vystavit pojišťovna, která je podle zákona o pojišťovnictví oprávněna provozovat toto pojištění na území České republiky. Do doby, než se nalezne řešení schůdnější, si mohou žadatelé o grant požádat o navýšení grantu v položce „Víza a očkování“ a pojistit dobrovolníka u české pojišťovny.Tato skutečnost však nic nemění na fungování pojištění, pojištění je stále pro dobrovolníky v plné míře platné.Viz. také sekce Novinky a změny v EDS

Jak máme evidovat schválený grant?

Evropská komise vyžaduje, aby každý poskytnutý grant byl jasně a jednoznačně evidován. Proto jsou všechny žádosti o grant po obdržení v ČNA zaneseny do systému EK Youthlink. Tento systém přidělí vaší žádosti číslo v přednastaveném formátu CZ – č. akce – pořadové číslo v systému – grantový rok - R+č. uzávěrky příjmu žádostí, tedy např. CZ-11-003-2010-R1. Toto označení dostane jak schválený grant, tak i neúspěšná žádost. Číslo je závazné, není možné ho měnit. Je potřebné uvádět ho při komunikaci s jednotlivými gestory ČNA.
Z účetních důvodů je každému schválenému grantu přidělen také jedinečný variabilní symbol = šestimístné číslo, které je třeba používat při všech bankovních převodech. Při dotazech na platby zaručuje toto číslo nejrychlejší vyhledání potřebných informací v účtárně ČNA.

Jsme malá organizace/neformální skupina a dosud jsme neměli zkušenost s přepočítacími kurzy. Jaké kurzy můžeme/musíme během projektu používat? Máme je dokladovat? Jak?

PRO ÚČETNICTVÍ PROJEKTU:
* Podle zákona o účetnictví musí jakákoliv účetní jednotka vést účetnictví v české měně.
* Pokud se v organizaci používání cizích měn běžně nevyskytuje, nebo se jedná např. o neformální skupinu,  je správné používat pouze denní kurz. Zákon o účetnictví vyžaduje, aby organizace používala jako směnný kurz ČNB platný pro daný den. Kurz je možno stáhnout z web. stránek ČNB – pak nutno vytisknout a přiložit k účetním dokladům z daného dne.
* Každá organizace, pokud pracuje s cizími měnami, by měla mít jakousi směrnici nebo příkaz vedení k používání kurzů pro přepočet. Pak je možno kurz ČNB také zafixovat směrnicí na dobu kalendářního týdne, měsíce, čtvrtletí nebo roku, a to vždy k prvnímu dni tohoto období (ČNA používá např. měsíční kurz – ranní z prvního pracovního dne měsíce). Kurz nesmí přesahovat do dalšího účetního období. Pak je nutno vytvořit složku, kam se  vytištěný doklad o kurzu na stanovené období založí a kde se dále uchovává pro případ kontroly.
   Směrnice je organizačním „dokladem“, který musí být dlouhodobě neměnný, ne účelový. a měla by obsahovat:
pravidelnou dobu zafixování kurzu, poznámku, že kurz je povinný v rámci celé organizace – tedy nejen pro účel jediného projektu.

PRO ZPRACOVÁNÍ ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY:
Pro přepočet nákladů/výdajů projektu do závěrečné zprávy  z účetní skutečnosti v Kč se používá kurz určený smlouvou mezi ČNA a příjemcem grantu. Tento kurz není třeba znovu dokladovat.

Účastník nám poslal fakturu za letenku (kopii dokladu jiného oprávněného nákladu) v EUR či jiné měně. Jakým kurzem ji máme přepočítat?

Pro přepočet do účetnictví projektu na CZK je nutno použít kurz ČNB platný v okamžiku záznamu do účetnictví (denní kurz, směrnicí stanovený kurz). Tento záznam je účetní jednotka povinna provést neprodleně po obdržení dokladu.

Jaký kurz pro účetnictví použijeme při finančním vyrovnání závazku v jiné měně = platbě, když:
a)    platbu provádíme z EUR účtu?
b)    platbu provádíme z Kč účtu?
 
a)    Pro přepočet použijeme kurz ČNB platný v okamžiku uskutečnění platby.
b)    Pro přepočet je možné použít kurz VLASTNÍ banky aktuální v okamžiku uskutečnění platby – zákon o účetnictví to při pohledu na operaci jako na nákup měny umožňuje.
Organizace nemůže uplatňovat vzniklé kurzové rozdíly jako náklady projektu.

Jak máme platit kapesné našemu dobrovolníkovi EDS? V Kč nebo v EUR?

V podstatě záleží přímo na organizaci a na dohodě s dobrovolníkem. Je dobré si uvědomit, že 
- pokud budete platit v Kč, paušální částku v EUR dle smlouvy a příručky EK k programu musíte při první výplatě přepočítat kurzem ze smlouvy s ČNA a poté platit stále ve stejné výši,
- pokud chcete platit paušální částku přímo v EUR, musíte tuto částku při každé výplatě přepočítávat do účetnictví aktuálním kurzem ČNB, jak je stanoveno zákonem, příp. upraveno interní směrnicí.
Výhodnost musí posoudit zúčastněné strany.

Může dobrovolník požadovat, abychom mu vypláceli peníze na účet?

Záleží to na dohodě mezi vámi a dobrovolníkem. Důležité je, že dobrovolník musí prokázat, že účet je veden na jeho jméno. Potvrzení o tom mu vydá jeho banka. Doporučujeme bez něj peníze na účet neposílat a pokračovat ve výplatě hotovostně. Upozorňujeme, že náklady na poplatky a různé sankce vzniklé na jeho účtu nemůže dobrovolník vyžadovat po vaší organizaci.

V projektu nám přislíbilo několik organizací sponzorský dar ať už ve formě služeb, finanční částky či věcného daru.Zohledňuje se tento příjem ve vyúčtování projektu?

Ve smlouvě o sponzorství se zavazujeme použít sponzorský dar pouze k účelu, k němuž byl poskytnut a také k předložení příslušných dokladů osvědčujících užití darů. Bude i ČNA vyžadovat tyto doklady (za co byla částka utracena, jak bylo s dary nakládáno…) ?

Ve vyúčtování projektu by měly být uvedeny veškeré náklady/výdaje a příjmy vzniklé v souvislosti s ním. Doporučujeme před aktivitami v projektu projít formulář závěrečné zprávy, z níž jednoznačně vyplývají požadavky k vyúčtování.

Jak máme stanovit odměnu za práci v projektu?

Odměny týmu jsou věcí každého vedoucího projektu. Měly by samozřejmě odpovídat běžným platovým podmínkám – tedy být přiměřené odvedené práci. Tzn. že ten, kdo vykonává pomocné práce v týmu, neměl by dostat stejnou odměnu jako ten, kdo organizuje veškerou činnost a je za ni odpovědný. Měly by prostě být odrazem náročnosti, odpovědnosti a také skutečného výkonu. Pro výplatu odměny musí být ale zcela jasně uvedeno, že je za práci v projektu. Samozřejmě každá práce musí být smluvně podložena – pracovní smlouvou, DPP, DPČ nebo smlouvou podle § 51 obč. zák. 
V případě, že se jedná o skupinu neformální, není možné vystavovat sobě navzájem smlouvy, proto je vhodné při prvním setkání členů skupiny stanovit písemně základní pravidla fungování této skupiny, tj.  kdo bude vedoucím projektu (vždy starší 18-ti let), kdo např. pokladníkem atd., vč. určení případné přiměřené odměny za činnost v projektu. Členové skupiny by měli svůj souhlas vyjádřit podpisem pod zápisem pravidel. Poté je možné v žádosti o grant odměnu uvést.

Svůj projekt jsme uzavřeli a závěrečnou zprávu poslali ČNA. Chceme co nejdříve vrátit peníze zbylé z projektu.

ČNA provede ve stanovené lhůtě kontrolu vaší závěrečné zprávy a připraví podklady pro vyplacení doplatku nebo pro vrácení peněz. Prosíme, vyčkejte s vrácením přeplatku projektu až na okamžik, kdy budete k platbě vyzváni doporučeným dopisem. Někdy se může stát, že  při zpracování ZZ dojde k početní chybě nebo k přehlédnutí uznatelného dokladu, nebo naopak některý z dokladů není možno uznat a musí být námi při kontrole vyřazen. Dochází tak někdy k rozdílům mezi vaší zprávou a zjištěním našich pracovníků kontroly a při vaší předčasné platbě potom nutně k dalším, zbytečným, bankovním operacím.
Dopisem vám bude také oznámen případný doplatek do výše uznaných nákladů projektu.
Termíny závěrečného finančního vyhodnocení zaslaných závěrečných zpráv jsou uvedeny na jiném místě našich webových stránek.